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辽宁煤监局办公室对监察分局档案工作进行调研

来源:办公室 发布时间:2019-01-22 08:58:00

为贯彻落实辽宁省档案局《关于开展省直机关档案业务建设评价工作的通知》(辽档发201811号)中关于加强对直属单位档案工作的监督和指导的要求,进一步提高我局档案工作业务水平和工作质量,全面加强档案管理规范化建设,局办公室组织人员对各监察分局档案工作开展调研。通过采取座谈交流、实地查看档案室及有关资料等方式,了解各监察分局档案工作现状、队伍建设和设施配备情况;调研结束后,认真梳理调研中了解的新情况、新问题,深入分析,抓住关键,研究提出改进意见和建议,形成如下调研报告。

一、监察分局档案工作的基本现状

1.队伍建设不断加强。各分局的档案工作主要由综合监察室负责,配备了认真负责的兼职档案管理人员。能够积极参与原国家安全生产监督管理总局档案馆和辽宁省档案局举办的各类档案业务培训,不断提升档案业务理论知识和实践经验。比如辽南监察分局,成立了以局长为组长的档案管理小组,并指派一名班子成员作为副组长主抓档案管理工作;档案人员相对稳定,并根据需要增设一名档案管理员;规章制度较为健全;档案人员档案意识强,自制档案管理手册,内容涉及本局档案管理的分类、整理、归档、利用、交接等方面,内容详实,条理清晰,为档案管理工作的规范化开展奠定了基础。

2.硬件条件不断改善。通过近几年的努力,各分局在办公条件紧张的情况下都设置了档案库房,库房内配备了档案柜、档案装具基本符合档案保管要求。比如辽东监察分局档案库房设置了密集架,并配有通风系统,有利于保持库房内的空气质量。辽南监察分局的五节柜,分类较为科学,排放有序,方便利用。

3.业务水平不断提升。各监察分局基本上实现了档案的集中统一管理,包括文书档案、会计档案和煤矿安全监察专门档案。其中煤矿安全监察专门档案是各分局乃至省局档案材料的重中之重,集中体现了煤矿安全监察部门的职能特点和执法情况,是国家档案资源的重要组成部分,也受到了各分局领导和档案人员的普遍重视,做到收集齐全完整、整理立卷、及时归档,档案基础工作水平不断提高。比如辽北监察分局专门请原国家安全生产监督管理总局档案馆专业人员现场指导,将分局成立以来的档案全部规范化整理,并率先在全局使用档案管理系统软件,实现计算机辅助档案管理。

二、存在的问题

在各监察分局领导的重视下,分局的档案工作水平整体上有了很大提高,为辽宁煤矿安全监察执法工作的开展提供了有力的保障,但也存在一定的问题:

一是档案人员不是档案专业人员,而且基本都是兼职,甚至身兼数职,稳定性也不能保证,不利于本单位档案工作的持续稳定开展。

二是硬件上个别库房位置存在安全隐患,“八防”措施不健全,档案柜或档案装具不专业。

三是业务上对应归档文件的收集仍需加强,要在各部门积极配合下做到应归尽归;整理方面在文件装订、盖归档章等细节上仍需加强;个别分局没有开展计算机辅助档案管理。

三、几点建议

1.建立健全档案工作规章制度。实现档案管理从收集、整理、归档、鉴定、统计、利用、编研等各个环节的规范化。

2.强化档案的集中统一管理。各监察分局各类档案均应移交给档案部门和人员,任何部门和个人不得以任何理由拒绝归档。

3.做好档案实体和信息安全风险的防控工作。档案库房不得比邻水房、卫生间、食堂(厨房)、变配电室、车库等可能危及档案安全的场所,并配备齐全防火、防盗、防潮、防水、防日光及紫外线、防尘、防污染、防有害生物等设施设备,安装监控和门禁设施。定期开展档案库房安全检查,做好记录,保障各种设施设备完好及正常运行。同时确保环境及设备安全、网络安全、系统安全、数据安全和数据载体安全。制定档案安全应急管理预案,出现紧急突发情况妥善处置应对,有效防范和坚决遏制事故发生。

4.确保档案人员稳定,加强档案人员培训。通过参加各级各类档案培训、与其他单位开展交流研讨、到规范化档案室进行实地参观学习等方式,不断提升档案人员的管理水平。


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